Mazuma velger WorkForce Pro WP-4595 DNF

En ny tilnærming til utskrift på kontoret

Mazuma velger WorkForce Pro WP-4595 DNF

Mazuma, som ble etablert av Lucy Cohen og Sophie Hughes i 2006, tilbyr rimelige, praktiske regnskapstjenester til små bedrifter. Abonnementstjenesten som grunnleggerne selv har utviklet, fungerer slik at kundene sender inn dokumentasjon til et fast regnskapsteam hos Mazuma, som deretter sender et ferdig regnskap tilbake i løpet av noen dager. Takket være et nyskapende sporingssystem basert på strekkoder kan kundene når som helst kontrollere status for dokumentasjonen på nettet.

Mazuma: resultatet av ønsket om å få ting gjort

Barndomsvennene Cohen og Hughes stiftet Mazuma for seks år siden, da begge var i begynnelsen av tjueårene. Til å begynne med brukte de soverommene sine som kontor. I dag har Mazuma 20 ansatte. Fra kontoret i Bridgend i Sør-Wales tilbyr de tjenestene sine til tusenvis av kunder i hele Storbritannia. De har også utvidet virksomheten til USA med et kontor i Salt Lake City og er i ferd med å oppnå status som Storbritannias største leverandør av regnskapstjenester til små bedrifter.

Lucy Cohen, kommersiell direktør i Mazuma, sier følgende om oppstarten: "Vi startet vår egen bedrift for å unngå byråkratiet og de strukturelle og administrative begrensningene som ofte er knyttet til regnskap. Etter å ha sett hva faren min gjennomgikk i forbindelse med sitt årlige besøk hos revisoren, så vi muligheten for å gjøre ting annerledes og var overbevist om at vi kunne få det til."
 

Kontorets betydning

Selv om forretningsmodellen der alt materiale sendes til kundene via post og på nettet, fint kan kombineres med eksterne ansatte, slik at man eliminerer kostbar kontorleie, valgte Mazuma en mer tradisjonell tilnærming. Cohen og Hughes mener at fysisk tilstedeværelse på kontoret er helt avgjørende for å kunne utvikle et solid team. Kontakten ansikt til ansikt innebærer at tjenesten ikke fragmenteres, og at prosessene fungerer som de skal. Dette gjør det også enklere å overholde regelverket, ettersom datasikkerhet er så viktig i denne bransjen. Kundenes dokumentasjon forlater aldri lokalene, og når de sendes tilbake til kundene, er de forseglet i lilla strekkodede spesialkonvolutter som kan spores i Mazumas system.

 

Lave faste kostnader uten å ta snarveier

Med kontorlokaler følger faste kostnader og utgifter. Cohen, som selv er regnskapsfører, har en praktisk tilnærming til kostnadsreduksjon.

"Det er viktig å velge kontorteknologi som er kostnadseffektiv, robust og energieffektiv og har god kvalitet, så unngår du hele tiden å måtte skifte ut og reparere ødelagt utstyr."

Å skrive ut dokumenter for korrekturlesing og kommentarer er helt avgjørende i en bransje der detaljfokus og grundige økonomiske analyser står sentralt. Mazuma produserer 25 000 ark i løpet av et år – det vil si 68 ark per dag (inkludert helger). I fjor brukte bedriften rundt 1600 pund på papir og toner til sammen. Mazumas utskriftskostnader representerer altså en betydelig del av kontorutgiftene, og de er nødt til å gjøre det de kan for å redusere disse kostnadene til et minimum. Cohen forklarer:

"I regnskapsbransjen, og i Storbritannia generelt, er det papirløse kontoret ikke realistisk. Vi forsøker likevel å gjøre utskriftene våre så tids-, kostnads- og miljøeffektive som mulig. Fysiske dokumenter – alt fra kontooversikter til hovedbøker og markedsføringsmateriell – er selve ryggraden i Mazumas virksomhet."

For å dekke disse behovene hadde Cohen tidligere investert i forskjellige laserskrivere, men klarte ikke å finne en modell som tilfredsstilte kvalitets- og kvantitetskravene i Mazuma. Til slutt prøvde hun i stedet en blekkskriver og installerte to Epson WorkForce Pro WP-4595 DTWF-kontormodeller. I dag skriver Mazuma ut tusenvis av sider på disse skriverne, som benyttes av alle de 20 medarbeiderne i bedriften. WorkForce Pro er en kompakt skriver med høy ytelse. Den har integrert funksjonalitet for skanning, faksing og tosidig utskrift. Den raske alt-i-ett-blekkskriveren reduserer kostnaden per side med 50 prosent og har 80 prosent lavere strømforbruk enn konkurrerende laserskrivere. I løpet av de neste tre årene kommer WorkForce Pro til å redusere Mazumas utskriftskostnader med anslagsvis 25 prosent sammenlignet med laserskriverne bedriften tidligere brukte.

Cohen sier følgende om skriveren: "Ettersom vi er en liten bedrift, er det viktig for oss å holde de faste kostnadene nede, men vi kan ikke gå på akkord med kvalitet og effektivitet. Tidligere trodde jeg at blekkskrivere bare var til hjemmebruk. Epson WorkForce Pro gjorde denne oppfatningen til skamme. Reduksjonene i kostnad per side og energiforbruk har omvendt meg. Det kan kanskje fremstå som en bagatell, men å produsere flere ark per blekkpatron har faktisk hatt stor betydning for bedriftens økonomi."

 

Produksjon av effektivt markedsføringsmateriell

Mazuma skriver ikke bare ut dokumenter til intern bruk, men trykker også materiell for markedsføring og kundekommunikasjon. WorkForce Pro har en utskriftsoppløsning på 4800 x 1200 dpi, som er tilstrekkelig for å skrive ut kundemateriell.

"En av de største utfordringene våre er å forklare hvordan virksomheten fungerer," sier Cohen. "Folk tror simpelthen ikke at vi kan tilby tjenestene våre med priser som starter på 20 pund. Materiell som gjenspeiler profilen vår, spiller derfor en viktig rolle i kommunikasjonen med eksisterende og potensielle kunder. WorkForce Pro har vist seg å være perfekt til dette formålet. Modellen produserer markedsføringsmateriell med høy kvalitet og klare farger, slik at vi slipper ekstrakostnadene ved å sette ut jobben til en tredjepart."

Ifølge Cohen er fargeutskrifter også viktig når hun og Hughes skal velge nye designmaler for nettstedet sitt. For tiden utarbeider de en ny design for bedriftens nettsted, og fargeutskrifter gjør det enklere å se detaljene.

Hun legger til: "Rundt 80 prosent av Mazumas oppdrag er et resultat av at folk finner oss på nettet, og derfor er det viktig at nettstedet fungerer godt. De fysiske utskriftene var svært nyttige når Sophie og jeg jobbet med utformingen til bedriftens nye nettsted. I den forbindelse er den nøyaktige fargegjengivelsen til WorkForce Pro svært viktig."

 

Nytenkning

I alt fra forretningsmodellen til det lilla brevpapiret de bruker, er Cohen og Hughes pionerer i regnskapsbransjen – en rolle de mer enn gjerne omfavner. Dette reflekteres også av valget av teknologi, som de mener gir dem en konkurransefordel. Også valget av skriver gjenspeiler dette.

"Mange andre i bransjen bruker fortsatt laserskrivere. Vi satset i stedet på blekkskrivere og har oppnådd bedre kvalitet og mer kostnadseffektive resultater. Dette viser at det alltid er rom for nytenkning, selv i en så gjennomregulert og tradisjonell bransje som regnskap," avslutter Cohen.